Ben je uitgekeken op je huidige baan en heb je zin in een nieuwe uitdaging? Dan moet je eerst ontslag geven. Dat doe je aan de hand van een ontslagbrief.
In dit artikel leer je hoe je een goede ontslagbrief schrijft, welke punten niet mogen ontbreken en tips om alles vlot te laten verlopen.
Is een ontslagbrief verplicht?
In Nederland en België moet het ontslag schriftelijk gebeuren. Een ontslagbrief is dus verplicht.
Dat is logisch. Zo is er een schriftelijk bewijs dat de arbeidsovereenkomst wordt opgezegd. Het is een juridisch document dat onnodige discussies vermijdt.
Wij raden aan om de ontslagbrief in tweevoud op te maken en beide versies te ondertekenen voor ontvangst. Op deze manier hebben zowel de werkgever als de werknemer een bewijsstuk.
Wat moet er zeker in je ontslagbrief staan?
Om helemaal rechtsgeldig te zijn, mogen volgende zaken niet in je ontslagbrief ontbreken:
- Je naam en contactgegevens
- Naam van de geadresseerde
- De datum waarop je de brief schrijft
- De melding dat je ontslag neemt
- Het begin en de duur van je opzegtermijn (of duur en einddatum)
- Je handtekening
Daarnaast zijn er een paar optionele punten:
- Toelichting bij de reden(en) waarom je ontslag neemt
- Een dankwoordje voor je tijd bij het bedrijf
- Vragen om een positieve aanbevelingsbrief
De opzegtermijn
In heel wat functies ben je contractueel verplicht tot een opzegtermijn. Dit wil zeggen dat je na het ontslag nog enkele weken/maanden in dienst blijft, zodat de werkgever tijd heeft om een vervanger te zoeken en die persoon te integreren in het team. Dit is bij wet vastgelegd.
Je ontslagbrief heeft dus juridische implicaties. De datum bepaalt namelijk vanaf wanneer je opzegtermijn begint te lopen.
Hoelang de looptijd is, vind je hier:
Twijfel je over de juiste termijn? Informeer jezelf bij je HR-verantwoordelijke.
Het is trouwens mogelijk om vroeger te vertrekken, bijvoorbeeld na zes weken bij een opzegtermijn van twaalf weken, maar dan moet je werkgever dit wel goedkeuren.
Ontslagbrief voorbeelden
Een goede ontslagbrief schrijven is niet eenvoudig. Daarom hebben we drie voorbeelden samengesteld om je op weg te helpen:
Voorbeeld #1
[Je naam en adres]
[Naam en adres bedrijf]
[Plaats en datum]
Beste heer Janssens
Via deze brief wil ik u formeel laten weten dat ik [naam bedrijf] wil verlaten. Ik zeg hierbij de arbeidsovereenkomst op. Rekening houdend met een contractuele opzegtermijn van [duur opzegtermijn], zal mijn contract aflopen op [einddatum contract].
De reden voor mijn ontslag is dat ik een baan dichter bij huis heb gevonden, waardoor ik meer tijd met mijn gezin kan doorbrengen.
Ik wil u uitdrukkelijk bedanken voor de kansen die u me geboden heeft. Ik heb genoten van mijn rol als [functie] bij [naam bedrijf].
Vriendelijke groet,
[Handtekening]
[Naam]
Voorbeeld #2
[Je naam en adres]
[Naam en adres bedrijf]
[Plaats en datum]
Beste heer Van Kessel
Hierbij laat ik u weten dat ik ontslag neem bij [naam bedrijf]. Hoewel ik al vele jaren met plezier bij [naam bedrijf] werk, heb ik een nieuwe uitdaging gevonden.
Mijn laatste werkdag is [einddatum contract], conform de opzegtermijn die in mijn arbeidsovereenkomst staat.
Uiteraard zal ik me volop inzetten om deze overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen en een eventuele opvolger te begeleiden.
Tenslotte wil ik u graag bedanken voor de kans om bij [naam bedrijf] te werken. Ik heb veel bijgeleerd en altijd graag samengewerkt met de vele fantastische collega’s.
Met vriendelijke groet,
[Handtekening]
[Naam]
Voorbeeld #3
[Je naam en adres]
[Naam en adres bedrijf]
[Plaats en datum]
Geachte mijnheer Janssens,
Bij deze dien ik mijn ontslag in. Ik heb besloten om mijn carrière een nieuwe wending te geven en van job te veranderen.
Rekening houdend met een opzegtermijn van [duur opzegtermijn], zal mijn laatste werkdag op [einddatum contract] zijn.
Ik wil u graag bedanken voor de aangename samenwerking.
Vriendelijke groeten,
[Handtekening]
[Naam]
Persoonlijk overhandigen of via e-mail versturen?
Een ontslagbrief via e-mail versturen is niet de beste optie. De kans bestaat immers dat je werkgever het bericht niet ontvangt of niet tijdig leest. In dat geval geldt je ontslag niet.
We raden aan om de brief zelf af te geven omwille van volgende redenen:
- Je bent 100% zeker dat je leidinggevende op de hoogte is
- Dit persoonlijk gebaar getuigt van respect voor de kansen die je gekregen hebt
- Je kan meteen onderling afstemmen hoe de overgang verloopt en wat de verwachtingen zijn
Kan een werkgever je ontslagbrief weigeren?
Nee. Indien je de wettelijke opzegtermijn respecteert, mag je werkgever het ontslag niet weigeren.
Er is wel één uitzondering…
Bij een contract voor bepaalde duur, bijvoorbeeld een jaarcontract, mag hij eisen dat je deze looptijd afmaakt.
Algemene tips voor je ontslagbrief
- Beperk de lengte tot max. 1 pagina. Je hoeft niet in te gaan op details. Die bespreek je waarschijnlijk tijdens het ontslaggesprek.
- Gebruik een leesbaar lettertype tussen 10 en 12 punten groot.
- Je bent niet verplicht om de reden voor je vertrek uit te leggen. Wil je dit niet in de brief vermelden, dan is dit geen enkel probleem.
- Overhandig de ontslagbrief persoonlijk aan je werkgever of leidinggevende.
- Heb je nog steeds een goede relatie met je baas? Vraag dan voor een referentie.
